효율적으로 '보고' 잘하는 방법

직장 내에서 보고는 매우 중요하다.

'일을 잘한다.'라는 의미 안에는 많은 의미가 포함되어 있다.

 

직무에 능숙함 / 소통이 원만함 / 능동적임 / 성실함 /

뚜렷한 성과 도출 가능함 / 유연성이 있음 / 개선을 소홀히 하지 않음 등..

 

모든 것을 완벽히 갖출 순 없어도,

위의 항목들을 발휘하고자 노력하는 직원이라면 싫어할 이유가 없다.

 

그중에서도 직장인이라면 '보고'를 빼놓을 수 없다.

자신의 업무에 충실했더라도,

'비생산적 보고 / 보고 누락 / 잘못된 보고'와 같은 상황으로 인해 억울한 상황이 발생할 수 있다.

그런 상황을 예방하기 위해 반드시 알아둬야 할

'보고의 중요성 및 효율적 방법'에 대해 적어본다.

 

 

['보고'가 중요한 이유 / 효율적으로 '보고' 잘하는 방법]

 

1. '보고'가 중요한 이유

'보고'란, 관련된 내용에 대해 말 또는 글로 알리는 것이다.

아무리 자유로운 방식으로 세상이 변했다 해도 직장은 '체계를 갖춘 조직'이다.

과거의 상하 관계 억압적 태도는 많이 사라졌지만,

그것을 '내 마음대로 된다.'라고 오해하면 절대 안 된다.

 ('보고'에 대해 큰 거부감이 있다면 '자영업/사업/프리랜서'를 권유한다.)

 

'보고'는 주로 바로 위의 상사에게 하게 된다.

그 상사는 또 그 위의 상사에게 보고하고, 임원 간 그 정보를 바탕으로 분석하여 방향성을 잡는다.

만약, 개인이 임의 판단하여 보고를 생략한다면 아무도 진행 상황을 알 수 없다.

내가 무슨 일을 하는지, 진행 현황은 어떠한지, 어떤 방향으로 일하고 있는지,

수정할 부분은 없는지, 더 나은 방법은 무엇인지, 이런 중요한 과정들을 누락하게 될 것이다.

 

학창 시절 우수했고, 경쟁을 뚫고 면접에 통과해 입사한 나 자신이 대단해 보일 수도 있다.

하지만, 그렇다고 해서 이 조직에서 자기 마음대로 해서는 안 된다.

조직은 유기체이므로 나 한 사람의 입장만 고려한다면,

유관팀이 피해를 보거나 업무 성과에도 부정적 영향을 미칠 수 있다.

 

조직은 나 한 사람이 일을 잘해서 성과를 내고 보상받는 곳이 아니라,

유관팀의 모든 임직원이 동시에 협업해 성과를 내는 곳이다.

 

2. 효율적으로 '보고' 잘하는 방법

1) 기본적인 보고서 작성 방법 숙지가 필요하다.

- 보고서는 1페이지로 간략히 작성한다.

- 내용은 '제목 / 목적 / 현황 / 문제점 / 개선방안 / 기대효과' 순으로 작성한다.

- 그 외, 부수적 설명이나 예시가 필요한 상황이라면 별도 첨부문서를 생성한다.

- 가독성과 집중도 향상을 위해 '화려한 색상이나 서체'는 피하고, 최대한 '단정한 형식과 서체'를 사용한다.

- 보고서는 '작성자와 작성자의 상사'만 공유하는 것이 아니므로,

누가 봐도 한 번에 이해할 수 있도록 명료화해야 한다.

- 구구절절 설명하지 않고 간소화하는 것은 생각보다 어려우므로 핵심을 빨리 찾아야 한다.

- 간소화한 결과물은 간단해 보여도 작성하는 과정은 '나열식 설명'보다 더 어렵고 시간이 소요된다.

경험이 쌓이면 실력이 점점 향상된다. (이 능력은 추후 이력서 작성 시, 매우 도움이 된다.)

- 작성 후, 반드시 맞춤법 검사를 하는 것이 좋다.

 

*단, 조직마다 보고 방식이 다를 수 있다.

대체로 위와 같은 방식이지만 조직 내 별도 공식 양식이 있거나,

때론, 1페이지 간소화 보고 비선호 / PT 위주 / 설명 위주의 방식을 선호하는 곳도 아직 있을 수 있다.

그러므로, 조직 내 업무 보고 방식을 우선 파악하는 것이 중요하며, 조직의 방식에 따라야 한다.

 

2) 보고받는 사람이 궁금해할 것을 예측해라.

- 내가 '보고'를 받는 입장이라고 상상하고, 무엇을 알아야 할지를 생각해보면 도움이 된다.

- 나는 이미 다 이해한 일을 보고하는 것이고, 상대방은 처음 듣는 내용일 수 있다.

상대방이 이해하기 쉽도록 어떻게 설명하고 보고해야 할지 고민하고 표현해야 한다.

- 만약, 보고 받는 측에서

'그게 뭔 말인가 / 어떤 얘기를 하고 싶은 건가 / 그래서 무엇을 하고 싶은 건가'와 같은 의문을 가진다면,

보고하는 사람이 '꼭 필요한 내용이 없고, 두서없이 나열하고 있다'는 의미다.

 

3) 두괄식 표현을 권유한다.

- 설명 후에 결론을 얘기하는 것보다 결론 먼저 말하고 상세 설명하는 것이 효율적이다.

- 보고 받는 사람은 이미 그 과정, 그와 같이 결정된 사유,

거시적 관점에서 현재의 전후 상황을 이해하고 있는 경우가 있다.

그러므로 결론 먼저 말해도 한 번에 승인될 때가 있고, 궁금한 사항이 있다면 상세 설명서 원할 것이다.

- 그래서, 역시 보고하고자 하는 핵심을 찾는 것이 중요하고 그것이 능력이다.

 

4) 이메일 '참조' 기능을 늘 활용해 진행 상황을 공유해라.

- 이메일의 '참조'에 늘 '유관팀 실무자, 상사, 임원 / 나의 팀 직속 상사와 임원'을 추가하길 권유한다.

- 이것은 관련자들과 업무 진행 상황을 공유하는 개념이다.

- 내가 왜 당신한테도 이걸 보고해야 하는가.라는 의문은 버리는 것이 좋다.

- 이메일 '참조'로 공유할 경우, 몇 가지 장점이 있다.

첫째, 공유하지 않으면, 직접 대면/유선/톡으로 같은 말을 반복해 설명해야 할 수도 있다.

둘째, 공유하지 않으면, 진행 상황을 각각 문의해, 처리 시점과 처리 상황에 상호 혼선이 있을 수 있다.

셋째, 공유 과정을 통해 다른 누군가의 도움으로 잘못된 부분을 수정할 기회를 가질 수 있다.

넷째, 내가 어떤 일을 하는지 자연스럽게 임직원 간 공유되어 정체성을 표현할 수 있다.

다섯째, 이메일은 기록으로 남는다. 문제 발생 시 '우리 팀은 그걸 몰랐다.'라는 핑계를 대기 어렵다.

 

- 부담스러울 수 있고, 이메일에 그 상사와 임원을 추가해도 제대로 확인 안 할 때도 있다.

'수시 보고'의 의미로 일단 '참조'해라.

그 상사와 임원이 연봉을 많이 받는 것은 능력 +관리와 책임에 대한 보상이다.

그들의 역할 중 하나이므로 보고를 누락하는 것보다는 무엇이든 보고하는 것이 좋다.

정말 불필요한 보고라면, 그들이 '여기~여기까지는 보고 생략 가능'을 지시할 것이다.

 

5) 이메일 '전달' 기능을 늘 활용해 진행 상황을 공유해라.

- 진행 과정에서 누락한 사람이 있다면, '전달' 기능을 활용해 공유하는 것이 좋다.

- 단, 이 기능을 활용해 '전달'만 하는 사람이 되는 것은 주의해야 한다.

예를 들어, 외주 업체나 유관팀과 소통 시,

자신의 의견이나 생각 없이 이메일을 '전달'만 하는 사람도 있다.

'전달'만 하는 존재로 직장에 근무한다면, 애초에 그 포지션은 채용하지 않아도 될 포지션이다.

자신의 존재가 그렇게 되도록 방치할 것인지 잘 생각해볼 필요가 있다.

 

 

 

https://minpdbook.tistory.com/14

직장에서_ 일 잘하는 신입 사원/주니어가 되기 위해 알아야 할 것

 

 

 

@by 민PD book

본 글의 원저작자는 본 블로그 운영자 민PD입니다.

본 저작물을 '글자 복사/영리 목적 이용/변경/훼손/가공/2차 저작'을 허락하지 않습니다.

CCL(Creative Commons license) 저작물 이용 약관 고지 및 적용 상태입니다.

본 글을 작성하기 위해 많이 고민하고, 시간/정성/노력을 다하였습니다.

창작 글에 대한 관심과 존중에 감사드립니다.